L'employeur doit détenir plusieurs registres dans l'entreprise. Nous faisons le point sur ces registres, leur contenu et les sanctions en cas de non-respect des obligations.
Registre unique du personnel
Le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.
Il doit notamment comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, des stagiaires et des personnes volontaires en service civique, les dates d’entrée et de départ.
Un registre du personnel doit être ouvert dès l'embauche du 1er salarié.
Aucune forme spécifique n'est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires.
Ce registre peut être sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).
Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE.
Que contient le registre unique du personnel ?
Les informations à préciser sur le registre unique du personnel diffèrent selon qu'il s'agit d'un salarié, d'un stagiaire ou d'un volontaire en service civique.
Informations concernant les salariés
Les mentions obligatoires concernant les salariés sont les suivantes :
- Nom et prénoms
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification
- Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
- Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou sinon date de la demande d'autorisation
- Pour les travailleurs étrangers pour lesquels un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée est requis, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
- Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »
- Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse de ce dernier
- Pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »
- Pour les jeunes travailleurs en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Informations concernant les stagiaires
Les stagiaires doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.
Les mentions obligatoires concernant les stagiaires sont les suivantes :
- Nom et prénoms
- Dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage
- Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire.
Informations concernant les personnes volontaires en service civique
Les volontaires en service civique doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.
Les mentions obligatoires concernant les volontaires en service civique sont les suivantes :
- Nom
- Prénoms.
Quels documents sont annexés au registre unique du personnel ?
Salariés détachés par une entreprise étrangère
Pour les salariés détachés par une entreprise étrangère, la déclaration de détachement doit être annexée au registre de l'entreprise qui accueille les salariés détachés.
Salariés étrangers
Une copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre.
Elle est tenue à la disposition et rendue accessible à l'inspection du travail, aux membres du CSE ainsi qu'aux agents de contrôle des Urssaf.
Elle est tenue à leur disposition soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y travaillent.
Quelles sont les sanctions en l'absence de registre unique du personnel ?
L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.
Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
Le DUERP permet d’identifier, d’évaluer et de prévenir les risques professionnels dans une entreprise.
L'employeur doit établir un DUERP.
Le DUERP est tenu, notamment, à la disposition des membres du CSE et de l'inspection du travail.
Quel est le contenu du DUERP ?
Ce document répertorie l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs de l'entreprise.
Les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés doivent être listés et mis à jour dans ce document.
Quelles sont les sanctions en l'absence de DUERP ou de sa mise à jour ?
Sanctions pénales en l'absence de DUERP ou de sa mise à jour
L'employeur qui n'inscrit pas les risques professionnels de l'entreprise dans le DUERP ou qui ne met pas le document à jour s'expose à l'amende prévue pour les contraventions de 5e classe :
- Pour une personne physique, jusqu'à 1 500 € (pouvant aller jusqu'à 3 000 € en cas de récidive)
- Pour une personne morale, jusqu'à 7 500 € (pouvant aller jusqu'à 15 000 € en cas de récidive).
L'employeur qui ne met pas le DUERP à la disposition du CSE commet un délit d'entrave. La peine peut aller jusqu'à 1 an d'emprisonnement et 7 500 € d'amende.
Amendes administratives en l'absence de DUERP
Lorsque l’employeur n’a pas mis en place de DUERP dans l’entreprise et en l’absence de sanctions pénales, il risque :
- Soit un avertissement,
- Soit une amende administrative d’un montant maximal de 4 000 €.
Cette sanction peut être appliquée autant de fois qu'il y a de travailleurs concernés par le manquement.
En cas de récidive dans les 2 ans à compter du jour de la notification d’une amende concernant un précédent manquement de même nature, le montant maximal est porté à 8 000 €.
En cas de récidive dans le délai d'1 an à compter du jour de la notification d'un avertissement concernant un précédent manquement de même nature le montant maximal est porté à 6 000 €.
Registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement
Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement permet aux salariés de signaler tout risque grave pour la santé publique ou l’environnement lié à l’activité de l’entreprise.
C'est un registre spécial dont les pages sont numérotées. Il est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres de la délégation du personnel au CSE .
L'alerte est consignée par écrit. Elle doit être datée et signée.
Qui peut renseigner le registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?
Les personnes suivantes peuvent donner l'alerte :
- Représentant du personnel au CSE, qui constate directement ou indirectement qu'il existe un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
- Salarié qui estime que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.
La situation doit être examinée avec le représentant du personnel qui a transmis l'alerte. Le salarié doit être informé des suites que l'employeur entend donner à cette alerte.
Quel est le contenu du registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?
Les informations suivantes doivent être inscrites :
- Produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par l'établissement dont le travailleur estime de bonne foi qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
- Conséquences potentielles pour la santé publique ou l'environnement
- Toute autre information utile à l'appréciation de l'alerte consignée.
Quelles sont les sanctions en l'absence de registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?
L'absence de registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement peut être sanctionnée d'une amende de 10 000 € .
La récidive est punie d'un emprisonnement d’1 an et d'une amende de 30 000 €. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.
Registre des questions du comité social et économique (CSE)
Le registre des questions du CSE sert à consigner toutes les questions posées par les élus du CSE à l’employeur, ainsi que les réponses écrites et motivées de celui‑ci.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés où est mis en place un CSE, un registre est obligatoire.
Il est tenu à la disposition des salariés, de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.
Quel est le contenu du registre des questions du CSE ?
Ce registre contient les demandes écrites des membres de la délégation du personnel au CSE et les réponses argumentées de l'employeur.
Quelles sont les sanctions en cas d'absence du registre des questions du CSE ?
L'absence de registre constitue un délit d'entrave au fonctionnement du CSE. Cela peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.
Registre des dangers graves et imminents
Le registre des dangers graves et imminents indique les alertes déclenchées. Elles peuvent être indiquées par un salarié ou un membre du CSE qui constate une situation présentant un risque sérieux et immédiat pour la santé ou la vie des travailleurs.
Le CSE indique sur un registre spécial tout danger grave et imminent.
Les pages de ce registre sont numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.
Ce registre est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres du CSE.
Quel est le contenu du registre des dangers graves et imminents ?
Le CSE indique sur le registre les informations suivantes :
- Poste de travail concerné par la cause du danger constaté
- Nature du danger constaté
- Nom des travailleurs exposés.
Quelles sont les sanctions en l'absence de registre des dangers graves et imminents ?
L'absence de registre des dangers grave et imminents peut être sanctionnée d'une amende de 10 000 €.
La récidive est punie d'un emprisonnement d'1 an et d'une amende de 30 000 €. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.
Registre spécial du repos hebdomadaire
Lorsque l'ensemble des salariés de l'entreprise ne bénéficie pas du même jour de repos hebdomadaire (par exemple le dimanche), un registre spécial mentionne le nom des salariés soumis à ce régime particulier de repos.
Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail qui le vise au cours de sa visite.
Ce registre est communiqué aux salariés qui en font la demande.
Quel est le contenu du registre spécial du repos hebdomadaire ?
Il précise le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié. Ce registre est mis à jour lors du changement du repos hebdomadaire.
Quelles sont les sanctions en l'absence de registre spécial du repos hebdomadaire ?
L'absence de registre spécial du repos hebdomadaire peut être sanctionnée d'une amende de 1 500 € par salarié concerné.
Registre ou tableau organisant le travail en équipe
En cas d'organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, un registre ou un tableau et tenu à jour.
Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.
Quel est le contenu du registre ou tableau organisant le travail en équipe ?
Ce registre ou ce tableau indique la composition nominative de chaque équipe.
Quelles sont les sanctions en l'absence de registre ou tableau organisant le travail en équipe ?
L'absence de registre ou tableau organisant le travail en équipe peut être sanctionnée d'une amende de 1 500 € par salarié concerné.
Registre des vérifications électriques
Le registre des vérifications électriques permet de regrouper les documents (attestations, consignes, rapports, etc.) concernant les contrôles électriques que l'employeur effectue ou fait effectuer.
Ce registre est tenu à la disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail.
Quel est le contenu du registre des vérifications électriques ?
Ce registre contient les résultats des vérifications électriques, les justifications des travaux et modifications effectués pour corriger les défauts constatés.
Quels documents sont annexés au registre des vérifications électriques ?
Les rapports établis à la suite de ces vérifications effectuées par un organisme accrédité sont annexés à ce registre.
Registre de comptabilité des travailleurs à domicile
Le registre de comptabilité des travailleurs à domicile sert à assurer le suivi précis des travaux confiés aux travailleurs à domicile, de leur rémunération et des fournitures mises à leur disposition.
En cas d'embauche d'un travailleur à domicile, l'employeur doit remplir un registre de comptabilité des matières premières et des fournitures destinées au travailleur.
Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail.
Quel est le contenu du registre de comptabilité des travailleurs à domicile ?
À l'entrée dans l'établissement, le registre doit comporter les informations suivantes :
- Date d'entrée
- Quantité
- Nature de chaque article.
À la remise de l'ouvrage aux travailleurs, le registre doit comporter les informations suivantes :
- Date de remise
- Quantité
- Nature de chaque article
- Nature de l'ouvrage
- Nom du travailleur.
À la livraison de l'ouvrage par les travailleurs, le registre doit comporter la date de la livraison.
Quelles sont les sanctions en cas d'absence de registre de comptabilité des travailleurs à domicile ?
L'absence de registre de comptabilité des travailleurs à domicile peut être sanctionnée d'une amende de 450 €
Registre des activités de traitement des données personnelles
Le registre des activités de traitement permet de recenser les traitements de données et d'avoir d’une vue d’ensemble des utilisations de ces données personnelles.
Quelles sont les entreprises concernées par le registre des activités de traitement des données personnelles ?
L’obligation de tenir un registre ne s'applique pas à toutes les entreprises. En fonction de la taille de l’entreprise et des données traitées, il peut être obligatoire.
Moins de 250 salariés
La tenue du registre est obligatoire lorsque l'entreprise procède à l'un des traitements suivants :
- Traitement non occasionnel
- Traitement pouvant comporter un risque pour les droits et libertés des personnes
- Traitement portant sur des données sensibles ou des données concernant des condamnations pénales ou aux infractions à la légalité du traitement.
À partir de 250 salariés
Lorsque l'entreprise emploie au moins 250 salariés, la tenue d'un registre des traitements de données personnelles est obligatoire.
Quel est le contenu du registre des activités de traitement des données personnelles ?
Pour chaque activité de traitement, la fiche de registre doit comporter au moins les éléments suivants :
- Nom et les coordonnées du responsable du traitement des données
- Finalités du traitement
- Catégories de personnes concernées
- Catégories de données personnelles (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation)
- Catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées
- Transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, garanties prévues pour ces transferts
- Délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou sinon les critères permettant de la déterminer
- Description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles mise en œuvre.
Quelle est la forme du registre des activités de traitement des données personnelles ?
Le registre se présente sous une forme écrite y compris la forme électronique.
La Cnil met à disposition des modèles de registre de traitement.
Quelles sont les sanctions en cas d’absence de registre des activités de traitement des données personnelles ?
L’absence de registre des activités de traitement des données personnelles peut entraîner une amende.
Le montant de l’amende est déterminé par la formation restreinte de la CNIL au cas par cas en tenant compte, notamment des éléments suivants :
- Nature ou gravité du manquement
- Nombre de personnes concernées
- Fait que la violation est commise délibérément ou par simple négligence
- Catégories de données concernées
- Taille et situation financière de l'organisme dans la mesure où le montant de l'amende doit être proportionné.
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