Tous les échanges entre l'acheteur public et l'entreprise candidate doivent être dématérialisés lorsque le montant du marché public est égal ou supérieur à 60 000 € HT. L’entreprise candidate doit déposer sa réponse au marché public sur une plateforme appelée profil d’acheteurs. Lorsque le montant du marché est inférieur à 60 000 € HT, le recours au profil d’acheteur n'est pas obligatoire.
Comment déposer la réponse à un marché ?
La réponse du candidat à un marché public est composée d'un dossier de candidature et d'une offre.
Cette réponse est obligatoirement transmise de façon dématérialisée lorsque le marché public est d'un montant égal ou supérieur à 60 000 € HT. En-dessous de ce montant, l’acheteur définit le moyen de transmission.
Le mode de transmission de la réponse dépend du montant du marché :
Marché inférieur à 60 000 € HT
La dématérialisation de la procédure n'est pas obligatoire. Cela signifie que l'acheteur public n'a pas l'obligation d'utiliser un profil d’acheteur pour réceptionner les candidatures et les offres.
Dans le cas d’un marché de moins de 60 000 € HT, l'acheteur définit le moyen de transmission de la réponse. Il peut décider d'utiliser une boîte mail dédiée avec l’envoi d’un accusé de réception indiquant la date et l’heure de réception. Il a aussi la possibilité de choisir de passer par son profil d'acheteur pour faciliter la gestion et traçabilité des échanges.
Lorsque l'acheteur n’a rien prévu, l'entreprise candidate est libre d’utiliser le format de son choix.
Marché égal ou supérieur à 60 000 € HT
L'offre est obligatoirement transmise de façon dématérialisée.
De ce fait, l'utilisation du courriel pour transmettre une offre n'est pas possible. Il faut passer par le profil d’acheteur . Il s'agit d'une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner les documents transmis par les candidats. Seul le profil d'acheteur répond aux conditions de confidentialité et de sécurité optimales imposées.
Toutes les documents doivent être transmis sur le profil d'acheteur sauf les maquettes, modèles réduits, prototypes et échantillons qui ne peuvent pas être dématérialisé.
Comment se passent les échanges avec l’acheteur public ?
Les échanges courants (demandes d’informations ou questions/réponses) entre l’opérateur économique et l’acheteur public durant la procédure de passation peuvent être réalisés en utilisant le profil d’acheteur. Cette plateforme permet également d’assurer la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des échanges.
Si l’acheteur ne passe pas par un profil d’acheteur, les échanges d’informations peuvent passer par une boite mail dédiée.
Dans quel délai la candidature et l'offre doivent-elles être transmises ?
Le délai de transmission de la candidature et de l'offre varie selon le type de marché.
Marché à procédure adaptée (Mapa)
Dans un Mapa, l'acheteur public détermine librement le délai de réception des candidatures et des offres.
Ce délai doit cependant être raisonnable et suffisant pour permettre aux entreprises intéressées de préparer leur candidature et leur offre convenablement.
L'acheteur public tient compte de plusieurs éléments pour fixer le délai :
- Objet du marché envisagé
- Montant
- Urgence à conclure le marché
- Nature des prestations
- Nécessité d’une visite sur site
- Importance des pièces exigées des candidats
Un délai trop court pourrait avantager le candidat sortant.
Procédure formalisée
Les délais diffèrent selon selon que le marché est passé en appel d'offres ouvert, en appel d'offres restreint ou en procédure avec négociation ou en dialogue compétitif.
Appel d'offres ouvert
L'appel d'offres est ouvert lorsqu’un candidat remet sa candidature (Dume ou formulaires DC1, DC2, DC4) et une offre (réponse au besoin exprimé par l'acheteur public) en même temps.
Le candidat doit déposer son dossier dans les délais suivants :
- 35 jours à compter de la date de l'envoi de l'avis de marché en cas de dépôt par courrier. Ce délai peut être ramené à 15 jours si l'acheteur public a publié un avis de pré-information ou un avis périodique indicatif qui n'a pas été utilisé comme avis d'appel à la concurrence.
- 30 jours à compter de l’envoi de l’avis de marché si les candidatures et les offres sont transmises par voie électronique
- 15 jours en cas d'urgence
Appel d'offre restreint
L'appel d'offres restreint est une procédure de passation des marchés publics dans laquelle la consultation se déroule en 2 phases distinctes :
- Phase de candidature : le pouvoir adjudicateur publie un avis et toute entreprise peut se porter candidate. Seules les entreprises qui remplissent les capacités techniques, financières et professionnelles requises sont pré‑sélectionnées et admises à déposer une offre.
- Phase d’offre : seules les entreprises sélectionnées lors de la première phase sont invitées à remettre une offre complète. Elles ont accès aux documents de la consultation (DCE) et peuvent proposer leur solution et leurs prix.
Durant la phase de candidature, l’entreprise candidate doit déposer sa candidature (Dume ou formulaires DC1, DC2, DC4) en respectant les délais suivants :
- Lorsque l’acheteur public est un pouvoir adjudicateur : 30 jours à partir de la date d’envoi de l'avis de marché ou de l'invitation à confirmer l’intérêt. En cas d'urgence, le pouvoir adjudicateur peut réduire ce délai de réception des candidatures mais il doit être au minimum de 15 jours.
- Lorsque l’acheteur public est une entité adjudicatrice : 15 jours à partir de la date d'envoi de l'avis de marché ou de l'invitation à confirmer l'intérêt.
Durant la phase de l’offre, l’entreprise candidate préalablement sélectionnée doit transmettre son offre dans les délais suivants :
- Lorsque l’acheteur public est un pouvoir adjudicateur : 30 jours à compter de la date d'envoi de l’invitation à soumissionner. Ce délai peut être ramené à 10 jours si l'acheteur publie un avis de pré-informationqui n'a pas été utilisé comme avis d'appel à la concurrence. Le pouvoir adjudicateur peut ramener ce délai minimal à 25 jours si les offres sont ou peuvent être transmises par voie électronique. En cas d’urgence, ce délai peut être fixé à 10 jours à compter de la date d'envoi de l’invitation à soumissionner.
- Lorsque l’acheteur public est une entité adjudicatrice : elle peut fixer la date limite de réception des offres d'un commun accord avec les candidats sélectionnés, à condition que cette date soit la même pour tous. En cas d'absence d'accord, elle fixe un délai qui ne peut être inférieur à 10 jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.
Procédure avec négociation
La procédure avec négociation permet, après une phase de sélection, d'engager des négociations entre l'acheteur public et les candidats.
- Le délai minimal de dépôt des candidatures pour l’entreprise est de 30 jours à compter de la date d'envoi de l’avis de marché par le pouvoir adjudicateur. Lorsqu'une situation d'urgence rend ce délai minimal impossible à respecter, il peut être ramené à 15 jours. Le délai minimal de dépôt des offres est également de 25 jours en cas de transmission par voie électronique.
- Le délai minimal de dépôt des candidatures est de 15 jours pour les entités adjudicatricesà compter de la date d'envoi de l'avis de marché. Pour la réception des offres, la date limite peut être fixée d'un commun accord avec les candidats sélectionnés, à condition que cette date soit la même pour tous.
Dialogue compétitif
Le dialogue compétitif est une procédure par laquelle l’acheteur public dialogue avec les candidats admis à participer à cette procédure pour définir ou développer des solutions qui répondent aux besoins des acheteurs et sur la base desquelles ces candidats sont invités à remettre une offre. Cette procédure nécessite un déroulé lourd et complexe et concerne les marchés d’un montant élevé et relativement complexes. Par exemple, cette procédure peut être utilisée pour la construction d’une infrastructure de liaison entre 2 autoroutes avec franchissement d’un fleuve ou pour la réalisation d’une gare en milieu urbain. Le dialogue compétitif est aussi utilisé pour des marchés « de moindre importance » comme ceux concernant des prestations logistiques et de services informatiques.
Le dialogue compétitif est obligatoirement une « procédure restreinte », c’est-à-dire que l’acheteur doit procéder à l’examen des candidatures avant de solliciter des offres.
Le candidat ne peut pas remettre son dossier avant un délai de 30 jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.
Lorsqu'il estime que le dialogue est arrivé à son terme, l'acheteur en informe les participants restant en compétition et les invite à présenter leur offre finale.
Le délai est décompté en jours calendaires en comptant les jours fériés, les samedis et les dimanches.
Il commence le lendemain du jour de l’envoi de l’avis de publicité et prend fin prend fin à l’expiration de la dernière heure du jour de son échéance.
Est-il possible de transmettre plusieurs offres successives ?
L'offre doit en principe être transmise en une seule fois. Cependant, si plusieurs offres sont transmises successivement, seule la dernière offre reçue est ouverte par l'acheteur.
Il est donc possible de modifier une offre déjà transmise en transmettant une nouvelle offre avant la fin du délai de réponse. Il faut transmettre l’intégralité de l’offre modifiée. Celle-ci sera prise en compte et les offres reçues précédemment seront rejetées sans avoir été ouvertes.
Faut-il transmettre une copie de sauvegarde de la réponse électronique ?
La copie de sauvegarde est une copie de la réponse électronique du candidat.
Elle peut être réalisée par l'entreprise candidate mais elle n'est pas obligatoire. L'acheteur public ne peut pas imposer à l'entreprise candidate de faire une copie de sauvegarde.
Comment transmettre une copie de sauvegarde ?
L'entreprise qui souhaite envoyer une copie de sauvegarde doit la faire parvenir dans le délai indiqué dans l'avis de marché ou dans les documents de la consultation.
La copie de sauvegarde peut être transmise de l'une des manières suivantes :
- Support papier ou support physique électronique (clé USB, CD). La copie doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde ». Elle peut être remise contre récépissé à l'adresse indiquée par l'acheteur dans les documents de la consultation, ou transmise en recommandé avec accusé de réception par la Poste.
- Voie électronique. Cette possibilité peut être autorisée dans les documents de consultation. La copie est transmise au moyen d'outils garantissant certaines exigences minimales. Ils doivent notamment garantir l'identité de l'acheteur, l'heure et la date exactes de la réception des documents ou un accès limité aux seules personnes autorisées. Il s'agit par exemple d’une plateforme cloud ou d'un coffre-fort numérique.
La copie de sauvegarde doit comprendre les mêmes informations que l'original.
Quand la copie de sauvegarde est-elle utilisée ?
Elle est ouverte et utilisée seulement si une anomalie ou des difficultés sont survenues lors de la remise des dossiers de candidature et la transmission des offres par voie électronique. Elle prend donc la place de l'offre électronique dans les cas suivants :
- L'acheteur détecte un virus dans l'offre déposée par voie dématérialisée.
- L'offre électronique est reçue incomplète.
- L'offre dématérialisée est transmise hors délais et l'entreprise peut prouver que le début de la transmission a eu lieu avant la fin du délai.
- L'offre dématérialisée ne peut pas être ouverte par l'acheteur.
La signature des documents est-elle obligatoire ?
Les formulaires de candidature Dume ou DC1, DC2, n’ont pas à être signés, que ce soit de manière manuscrite ou électronique.
La signature de l'offre n'est pas non plus imposée par la réglementation. Elle est obligatoire uniquement pour l’offre finale, qui constitue le contrat définitif. C’est par exemple un acte d'engagement (ATTRI 1). Ce contrat est facultatif au stade du dépôt de la réponse, sauf si l’acheteur l’exige. L'acheteur peut imposer une signature électronique pour l’offre finale.
Pour en savoir plus sur la signature électronique, se reporter à la fiche « signer l’acte d’engagement en cas d’attribution du marché ».
S’informer sur la signature électronique
La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé.
Pour utiliser la signature électronique, l'entreprise doit satisfaire plusieurs conditions préalables :
- Elle doit avoir acquis un certificat de signature qui est nominatif et l'application logicielle correspondante qui est souvent proposée par le profil d'acheteur. Il permet de garantir l’identité du signataire et l'intégrité du document électronique, c’est-à-dire qu’il ne peut plus être modifié une fois signé. Le certificat est délivré pour une durée de 1 à 3 ans à une personne physique et non à une entreprise. Il se présente généralement sous la forme d’une clé USB.
- Elle doit avoir précisé son organisation interne et désigné les personnes habilitées à signer en son nom : son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou disposer d'une délégation de pouvoir.
Le certificat de signature électronique est payant. Il est commercialisé par des prestataires privés de certification électronique qualifiés. Son obtention pouvant prendre plusieurs jours, la demande doit être anticipée par rapport au délai de réponse indiqué dans l'avis de marché.
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