La durée du contrat de syndic est, en principe, de 3 ans. Le contrat prend fin à son terme, sauf dans le cas d'une résiliation anticipée du mandat.
À cette date, le syndicat des copropriétaires peut :
- Désigner le même syndic (renouvellement de son mandat) et un nouveau contrat est approuvé par l’assemblée générale des copropriétaires
- Ou désigner un nouveau syndic. Dans ce cas, il n'y a aucun motif particulier à déclarer.
Pour changer de syndic en fin de mandat, il est nécessaire de respecter plusieurs étapes afin d'éviter toute interruption dans la gestion de la copropriété.
Mise en concurrence des candidats syndics
Tout d'abord, le conseil syndical doit réaliser une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic. En pratique, cela consiste à interroger plusieurs syndics afin d'obtenir :
- Un projet de contrat, qui doit respecter le contrat-type dont le contenu est règlementé,
- Une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées.
Ces éléments permettent aux copropriétaires de comparer les différentes propositions.
Notification d’un projet de résolution au syndic
Lorsque c’est le syndicat des copropriétaires qui ne souhaite pas renouveler le mandat du syndic en place, la question de la désignation d’un nouveau syndic doit être inscrite à l'ordre du jour de l’assemblée générale.
Pour cela, une demande d’inscription à l’ordre du jour doit être adresser au syndic accompagnée :
- D’un projet de résolution (une résolution par syndic candidat)
- Du ou des projets de contrats des syndics candidats.
Ce courrier doit être envoyé par lettre recommandée avec accusée de réception.
Convocation d'une assemblée générale avant la fin du mandat
Une assemblée générale doit ensuite être convoquée avant la date d'expiration du mandat en cours. Cette assemblée doit avoir lieu dans les 3 mois précédant la fin du contrat.
L'ordre du jour de l'assemblée générale doit comporter les questions de la désignation d'un nouveau syndic et de la fixation des dates de fin du contrat en cours et de prise d’effet du nouveau contrat.
Les projets de contrats de syndics sont envoyés aux copropriétaires en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale. Ils sont annexés à la convocation à l'assemblée générale.
Vote des copropriétaires en assemblée générale
L'assemblée générale des copropriétaires doit voter successivement pour chaque candidature de syndic à la majorité absolue de l'article 25.
Lors de l’assemblée générale, les copropriétaires fixent les dates de fin du contrat en cours de l'ancien syndic et de prise d'effet du nouveau contrat du nouveau syndic. Le nouveau contrat intervient, au plus tôt, 1 jour franc après la tenue de cette assemblée.
Prise de fonction du nouveau syndic de copropriété
Le contrat du nouveau syndic prend effet à la date décidée par le syndicat des copropriétaires, au plus tôt 1 jour franc après la tenue de l’assemblée générale.
Cette règle permet d’assurer une continuité de la gestion de la copropriété. Elle assure également la transition sans chevauchement des mandats entre le syndic sortant et le syndic nouvellement désigné.
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