La répartition des charges entre le bailleur (propriétaire) et le locataire est réglementée. Elle doit apparaître dans un inventaire précis établi lors de la signature du contrat de bail commercial ou en annexe du bail. Le bailleur a aussi une obligation d'information envers le locataire concernant les travaux réalisés ou à réaliser.
Qu'est-ce que l'inventaire des charges en matière de bail commercial ?
La loi impose d'insérer dans le bail commercial ou dans une annexe au bail, un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail commercial. Cet inventaire doit indiquer la répartition entre le bailleur et le locataire.
De plus, un état récapitulatif avec la liquidation et la régularisation des comptes de charges doit être établi chaque année. Il est adressé par le bailleur au locataire au plus tard le 30 septembre de l'année qui suit celle où il est établi.
Si les parties n'ont pas prévu d'inventaire précis et limitatif des charges et des taxes, le bailleur ne peut pas facturer de charges au locataire.
Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires (par exemple : centre commercial), le bail commercial doit préciser la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires. Cette répartition se fait en fonction de la surface exploitée. Le montant des impôts, taxes et redevances à la charge du locataire doit correspondre au local occupé par chaque locataire et à la quote-part des parties communes nécessaires à la chose louée. Dans les immeubles en copropriété, le bailleur présente l'état récapitulatif annuel dans un délai de 3 mois à partir de la présentation des comptes de copropriété sur l'exercice annuel.
En cours de bail, le bailleur doit informer le locataire de toute nouvelle charge, ou de toute nouvelle taxe ou redevance ou encore de tout élément modifiant la répartition fixée dans le contrat de bail.
Quelles sont les charges à payer par le bailleur ?
Dans le bail commercial, certaines charges pèsent toujours sur le bailleur. D’autres charges appelées charges locatives ou « charges récupérables » sont des dépenses engagées par le bailleur et refacturées au locataire. Le locataire rembourse le bailleur uniquement si le contrat de bail prévoit précisément cette refacturation.
Charges dues par le bailleur
Les charges toujours dues par le bailleur sont les suivantes :
- Dépenses concernant les grosses réparations touchant au bâtiment, tels que les murs de soutènement et de clôture, voûtes, digues, charpente et toiture. Par exemple : remise en état d'un immeuble suite aux inondations, réfection de l'installation électrique, réparation d'une canalisation). En pratique, ces réparations sont celles qui impactent la structure et/ou la solidité de l’immeuble. Les grosses réparations se caractérisent par l'importance matérielle et le coût exceptionnel.
- Dépenses de travaux nécessaires en raison de la vétusté du bien ou de mise aux normes lorsqu'il s'agit de grosses réparations. Cela concerne les travaux de mise en conformité avec la réglementation, tels que les mises aux normes (accessibilité handicapés, hygiène, sécurité incendie, électricité) et plus largement tous les travaux à réaliser sur injonction ou prescription administrative.
- Les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l'immeuble faisant l'objet du bail
- Dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.
Charges payées par le bailleur et refacturées au locataire
Les taxes suivantes sont payées par le bailleur :
- Taxe foncière et taxes additionnelles à la taxe foncière
- Taxe sur les locaux commerciaux de stockage et sur les surfaces de stationnement en Île-de-France
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage
- Taxe annuelle sur les bureaux en Île de France et taxe annuelle sur les bureaux en région PACA.
Quelles sont les charges locatives et taxes à payer par le locataire ?
Le locataire doit payer les dépenses d'entretien et les réparations courantes et certaines taxes et impôts.
Dépenses toujours à la charge du locataire
Les dépenses d'entretien et de réparations courantes, dites dépenses locatives, sont toujours à la charge du locataire.
Il s'agit des dépenses suivantes :
- Dépenses courantes d'eau, de gaz et d'électricité
- Dépenses d'entretien et de réparations courantes telles que les peintures, papiers peints, moquettes, appareils de chauffage, compteurs, sanitaires, volets extérieurs
- Dépenses d'équipement de la copropriété (ascenseur, entretien des parties communes)
- Travaux d'embellissement dont le coût est plus important que les frais de remplacement de l'élément concerné
Impôts à la charge du locataire
La cotisation foncière des entreprises (CFE) et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) sont toujours à la charge du locataire.
Taxes pouvant être refacturées au locataire
Certaines taxes sont mises à la charge du locataire uniquement en présence d'un inventaire précis avec une répartition des charges entre le bailleur et le locataire dans le bail commercial. Dans ce cas, le locataire est amené à rembourser le bailleur des taxes suivantes :
- Taxe foncière et taxes additionnelles à la taxe foncière
- Taxe sur les locaux commerciaux de stockage et sur les surfaces de stationnement en Île-de-France
- Taxe sur les ordures ménagères, taxe de balayage
- Taxe annuelle sur les bureaux en Île-de-France ou taxe annuelle sur les bureaux en région PACA
Quelle est l'obligation d'information du bailleur concernant les travaux ?
Le bailleur doit adresser au locataire les 2 documents suivants concernant les travaux :
- État prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les 3 années suivantes avec un budget prévisionnel
- État récapitulatif des travaux réalisés dans les 3 années précédentes avec leur coût
Ces informations sont communiquées au locataire tous les 3 ans dans un délai de 2 mois à compter de chaque échéance triennale.
À la demande du locataire, le bailleur doit transmettre tout document justifiant le montant des travaux.
Dans le cas d'un ensemble immobilier avec plusieurs locataires (par exemple, un centre commercial), le bail commercial doit préciser la répartition du coût des travaux entre les différents locataires occupant cet ensemble.
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