Vous créez une micro-entreprise ? Vous devez vous procurer plusieurs registres obligatoires concernant votre comptabilité, vos salariés ou ou encore les données personnelles.
Quels sont les registres comptables obligatoires ?
En tant que micro-entrepreneur, vous devez mettre en place certains livres ou registres comptables. Ces registres obligatoires diffèrent en fonction de votre activité.
Activité de vente de marchandises, objets, fournitures, denrées à emporter ou consommer sur place
Registre des achats
Vous devez recenser le détail de vos dépenses professionnelles de manière chronologique dans le registre des achats en y indiquant les informations suivantes :
- Date du règlement
- Moyen de paiement (distinguer les règlements par chèque des autres modes de règlement)
- Référence des pièces justificatives (ex : facture)
- Montant de votre achat (décaissement)
Les informations inscrites sur le registre des achats doivent être conservées pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel elles sont rattachées. Le même délai s'applique aux pièces justificatives.
Le fait de ne pas tenir le registre des achats n'est pas sanctionné.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Livre des recettes
Vous devez enregistrer le montant et l'origine des recettes que vous percevez.
Vous devez distinguer les règlements en espèces des autres règlements (chèque, carte bancaire...) et indiquer les références des pièces justificatives.
Les informations inscrites sur le livre des recettes doivent être conservées pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel elles sont rattachées. Le même délai s'applique aux pièces justificatives.
Le fait de ne pas tenir le livre des recettes n'est pas sanctionné.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Activité de fourniture de logement
Registre des achats
Vous devez recenser le détail de vos dépenses professionnelles de manière chronologique dans le registre des achats en y indiquant les informations suivantes :
- Date du règlement
- Moyen de paiement (distinguer les règlements par chèque des autres modes de règlement)
- Référence des pièces justificatives (ex : facture)
- Montant de votre achat (décaissement)
Les informations inscrites sur le registre des achats doivent être conservées pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel elles sont rattachées. Le même délai s'applique aux pièces justificatives.
Le fait de ne pas tenir le registre des achats n'est pas sanctionné.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Livre des recettes
Vous devez enregistrer le montant et l'origine des recettes que vous percevez.
Vous devez distinguer les règlements en espèces des autres règlements (chèque, carte bancaire...) et indiquer les références des pièces justificatives.
Les informations inscrites sur le livre des recettes doivent être conservées pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel elles sont rattachées. Le même délai s'applique aux pièces justificatives.
Le fait de ne pas tenir le livre des recettes n'est pas sanctionné.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Activité libérale
Livre des recettes
Vous devez enregistrer chronologiquement le montant et l'origine des recettes que vous percevez. Vous devez distinguer les règlements en espèces des autres règlements (chèque, carte bancaire, etc.) et indiquer les références des pièces justificatives.
Vous devez aussi y préciser l'identité de vos clients, le montant, la date et la forme du versement des honoraires.
Les informations inscrites sur le livre des recettes doivent être conservées pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel elles se rapportent.
Le même délai s'applique aux pièces justificatives.
Le fait de ne pas tenir le livre des recettes n'est pas sanctionné.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Autre activité
Livre des recettes
Vous devez enregistrer chronologiquement le montant et l'origine des recettes que vous percevez. Vous devez distinguer les règlements en espèces des autres règlements (chèque, carte bancaire, etc.) et indiquer les références des pièces justificatives.
Vous devez aussi y préciser l'identité de vos clients, le montant, la date et la forme du versement des honoraires.
Les informations inscrites sur le livre des recettes doivent être conservées pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel elles se rapportent.
Le même délai s'applique aux pièces justificatives.
Le fait de ne pas tenir le livre des recettes n'est pas sanctionné.
En revanche, en cas de faux ou d'usage de faux, vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Quels sont les registres obligatoires en lien avec vos salariés ?
Si vous avez des salariés, vous devez mettre en place certains registres obligatoires dès la première embauche.
Registre unique du personnel
Si vous employez des salariés, vous avez l'obligation de tenir un registre unique du personnel. Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l'encre indélébile.
Vous devez y inscrire les informations complémentaires suivantes pour chaque salarié :
- Nom
- Prénoms
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi
- Qualification
- Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
- Type de contrat
- Si une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou la date de demande d'autorisation
- Pour les salariés étrangers, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Vous devez joindre en annexe la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » avec la dénomination et l'adresse de ce dernier
- Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire
- Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
Pour chaque stagiaire vous devez indiquer les informations suivantes :
- Nom et prénoms
- Date de début et de fin de la période de formation ou de stage
- Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire
Vous devez également indiquer les nom et prénoms des personnes volontaires en service civique.
Les informations sur un salarié contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pour une durée de 5 ans à partir du départ du salarié.
Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
Si vous employez des salariés, vous devez tenir ce registre, y indiquer et analyser tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés. Il répertorie l'ensemble des risques professionnels (par exemple, chute, infection, blessure, etc.) auxquels sont exposés les salariés.
Il doit être mis à jour aux moments suivants :
- Pour les entreprises d'au moins 11 salariés, au minimum tous les ans
- En cas d'aménagements importants entrainant une modification des conditions de travail ou de santé et de sécurité
- À l'apparition d'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque (par exemple, apparition d'un nouveau risque en raison de nouvelles connaissances scientifiques ou techniques)
Le DUERP doit être conservé 40 ans à partir de son élaboration.
Si vous ne transcrivez pas ou ne mettez pas à jour l'évaluation des risques, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu'à 1 500 €. Cette amende peut être portée à 3 000 € en cas de récidivde dans le délai d'un an.
Registre spécial du repos hebdomadaire
Lorsque vous avez des salariés qui sont soumis à un régime particulier de repos, vous devez indiquer leur nom et le type de régime dans ce registre. Il faut préciser pour chaque salarié le jour et les fractions de journée choisis pour le repos. On parle de régime particulier de repos quand par exemple un employé n'a pas le même jour de repos que tous les autres.
Les salariés concernés doivent être inscrit dans le registre dans les 6 jours qui suivent leur embauche. En cas de changement dans les journées de repos d'un salarié, la modification doit avoir lieu sur le registre avant la mise en place de la nouvelle période de repos.
En cas de non-tenue de ce registre, vous vous exposez à une amende de 1 500 € par salarié concerné.
Registre des contrôles de sécurité
Il faut indiquer dans ce registre que les contrôles de sécurité ont bien été effectués dans l'entreprise. Il contient tous les documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité.
Les informations doivent être conservées pendant 5 ans.
En cas de mauvaise tenue du registre des contrôles de sécurité, vous vous exposez à une amende de 750 € par salarié concerné.
Registre des vérifications des installations électriques
Dès lors que vous recevez public ou que des équipes travaillent dans votre établissement, vous devez procéder à des vérifications des installations électriques. Vous devez vous assurer qu'elles sont maintenues en conformité avec les règles de santé et de sécurité applicables.
Les résultats des vérifications, les justifications des travaux et modifications effectués doivent être consignés sur un registre.
Le registre peut être tenu sous forme papier ou électronique dès lors qu'il est identifié, numéroté et daté au moment de sa création par des moyens offrant toute garantie de preuve. Il peut être intégré dans le registre de sécurité ou tenu séparément.
Quels sont les registres obligatoires en matière de traitement des données personnelles ?
Lorsque vous êtes en possession de données personnelles et que vous en collectez régulièrement, vous devez tenir un registre des activités de traitement.
Il permet de recenser tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc.
Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent aussi être protégés.
Le registre des activités de traitement doit être mis à jour régulièrement en concertation avec toutes les personnes de votre entreprise susceptibles de traiter des données personnelles. Il doit contenir les informations suivantes :
- Nom et coordonnées du responsable du traitement des données
- Si l'entreprise dispose d'un délégué à la protection des données : Nom et coordonnées
- Si l'entreprise dispose d'un responsable conjoint du traitement : Nom et coordonnées
- Si l'entreprise dispose d'un représentant du responsable du traitement : Nom et coordonnées
- Finalités du traitement
- Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel
- Catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiqués (y compris destinataires situés Hors union européenne et les organisations internationales)
- En cas de transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale : le transfert, l'identification du pays tiers ou de l'organisation internationale, document attestant l'existence de garanties appropriées
- Description générale des mesures techniques et organisationnelles (dans la mesure du possible)
En cas de sous-traitance, le sous-traitant ou son représentant doit également tenir un registre de toutes les catégories d'activités de traitement faites pour le compte du responsable du traitement.
Comment se procurer les registres obligatoires ?
Vous devez acheter les registres obligatoires qui vous sont nécessaires. Vous pouvez trouver ces registres soit dans des boutiques spécialisées soit sur internet en format numérique.
Source : Service-Public.gouv.fr (Direction de l'information légale et administrative). Réutilisée sous Licence Ouverte (Etalab). Ce site est indépendant et n'est pas édité par l'administration.
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