Dans une société par actions simplifiée (SAS), les décisions sont prises collectivement. Elles peuvent être prises en assemblées (AGO ou AGE), par une consultation écrite ou par un acte.
Quelles décisions sont prises collectivement par les associés ?
Seules certaines décisions doivent obligatoirement être prises par les associés selon la loi. Toutes les autres peuvent être librement organisées par les statuts, qui définissent les modalités de prise de décision.
Décisions réservées obligatoirement aux associés de SAS
Certaines décisions importantes relatives à la vie de la société doivent être prises par les associés d’une SAS. On peut les regrouper en plusieurs grandes catégories :
Opérations liées à la structure du capital social :
- Augmentation de capital, amortissement ou réduction du capital
- Toute adoption, modification ou suppression d'une clause statutaire prévoyant de manière temporaire que des actions ne peuvent pas être cédées
- Toute adoption, modification ou suppression d'une clause statutaire imposant des règles en cas de changement de contrôle de la société
Opérations de restructuration :
- Fusion ou scission
- Apports partiels d'actifs soumis au régime des scissions
- Transformation en une autre forme de société
- Transfert du siège social dans un autre pays de l’UE
- Dissolution de société
Opérations liées à la gouvernance, au contrôle et à la surveillance des dirigeants :
- Nomination des commissaires aux comptes
- Approbation des comptes annuels et affectation des bénéfices
- Modification ou adoption d'une clause d'agrément ou d'exclusion
- Examen de conventions conclues entre la société et l'un de ses dirigeants ou certains associés
Lorsque la société subit un plan de sauvegarde ou un redressement judiciaire, elle doit convoquer une assemblée générale pour soumettre à l'approbation des associés une des modifications suivantes :
- Modification du capital social (exemple : réduction du capital social)
- Modification des statuts
Lorsqu’une décision prise modifie les statuts ou la composition des organes sociaux de sa société (président, directeur général, etc.), la décision doit être rendue publique. En effet, celle-ci doit être publiée sur un support habilité à recevoir des annonces légales et la modification significative doit être inscrite au RCS et au RNE. La modification doit être faite sur le site internet du guichet des formalités des entreprises :
Décisions pouvant être confiées par les statuts aux associés de SAS
Dans certains cas, une décision collective n’est pas imposée par la loi, mais elle peut être imposée par les statuts. Il peut s’agir des décisions suivantes :
- Nomination du président et des autres dirigeants sociaux
- Transfert du siège social en France
- Changement de dénomination sociale
- Émissions d’obligations
Cela signifie donc que ces décisions peuvent donc être prises au choix soit :
- Par le président, le conseil de direction, l’associé majoritaire ou de toute autre manière
- Par la collectivité des associés
Exemple
Il est fréquent que les statuts prévoient, juste après l’indication du siège social, que son transfert puisse être décidé par le président. De cette façon, il peut directement modifier les statuts sans avoir l’accord des associés.
En cas de silence des statuts, les décisions doivent être prises :
- Collectivement par les associés en cas de modification des statuts
- Par le président en cas d’absence de modification des statuts
Quels sont les modes de consultation des associés ?
Les statuts de la société déterminent librement les conditions et les formes dans lesquelles sont prises les décisions collectives des associés : consultation en assemblée ou par écrit, établissement d’un acte signé par tous les associés (procès-verbal des décisions des associés).
Réunion d’une assemblée
Les décisions peuvent être prises par les associés de SAS en assemblée ordinaire ou en assemblée extraordinaire. Le type d'assemblée dépend de la nature de la décision. En effet, dès lors qu'une décision impacte les statuts de la société, elle est prise en assemblée extraordinaire. Les autres décisions sont prises en assemblée ordinaire.
Qui peut convoquer l’assemblée ?
Les assemblées doivent être convoquées par le président.
S'il ne convoque pas les associés, il pourra s'agir de l'une des personnes suivantes :
- Commissaire aux comptes, s'il y en a un
- Mandataire de justice désigné par les associés
Comment sont convoquées les assemblées ?
Ce sont les statuts qui fixent les délais et les modes de convocation des assemblées d'associés.
Les associés peuvent être convoqués par courrier ou par voie électronique.
Convocation par courrier
Les convocations doivent être envoyées par lettre recommandée au moins 15 jours avant la tenue de l'assemblée sauf si les statuts prévoient un délai plus long.
La convocation doit indiquer l'ordre du jour de la réunion ainsi que la date, l’heure ou encore le lieu de la réunion.
Il faut aussi adresser aux associés un certain nombre de documents pouvant varier selon le type d'assemblée convoquée.
Assemblée générale ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE)
Dans un délai de 15 jours avant la date de l'assemblée, les documents suivants doivent être envoyés aux associés :
- Texte des résolutions proposées (décisions à prendre)
- Rapport du président
- Lorsque les seuils sont franchis : un rapport du commissaire aux comptes
Assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA)
L’AGOA est la forme de consultation généralement utilisée pour l’approbation des comptes annuels de la société.
Dans ce cadre, au moins 15 jours avant la date de l'assemblée, les documents suivants doivent être envoyés aux associés :
- Texte des résolutions proposées (décisions à prendre)
- Rapport de gestion du président
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)
- Lorsque les seuils sont franchis : un rapport du commissaire aux comptes
Lorsque la société appartient à un groupe de sociétés :
- Comptes consolidés
- Rapport sur la gestion du groupe
Convocation électronique
Les associés peuvent être convoqués à une assemblée de manière électronique. Cela doit leur être demandé et ils doivent donner leur accord au moins 20 jours avant la date de l'assemblée fixée.
L'accord des associés vaut pour toutes les assemblées à venir.
Lorsqu'ils ont donné leur accord, les associés sont convoqués par mail à l'adresse qu'ils ont communiquée.
Les convocations doivent être envoyées au moins 15 jours avant la tenue de l'assemblée sauf si les statuts prévoient un délai plus long et l’ordre du jour de la réunion doit être indiqué.
Assemblée générale ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE)
Dans un délai de 15 jours avant la date de l'assemblée, les documents suivants doivent être envoyés aux associés :
- Texte des résolutions proposées (décisions à prendre)
- Rapport du président
- Lorsque les seuils sont franchis : un rapport du commissaire aux comptes
Ces documents doivent également être tenus à disposition au siège de la société.
Assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA)
L’AGOA est la forme de consultation généralement utilisée pour l’approbation des comptes annuels de la société.
Dans ce cadre, au moins 15 jours avant la date de l'assemblée, les documents suivants doivent être envoyés aux associés :
- Texte des résolutions proposées (décisions à prendre)
- Rapport de gestion du président
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)
- Lorsque les seuils sont franchis : un rapport du commissaire aux comptes
Lorsque la société appartient à un groupe de sociétés :
- Comptes consolidés
- Rapport sur la gestion du groupe
L'inventaire de la société doit quant à lui être mis à disposition des associés au siège de la société. Ils ne peuvent pas faire de copie du document.
Consultation écrite
Les associés peuvent décider dans les statuts de prendre les décisions collectives (toutes ou en partie) par le biais d'une consultation écrite. Il s’agit d’une consultation à distance effectuée par voie de correspondance.
Quelles sont les démarches préalables à la décision des associés ?
Avant qu'une décision par consultation écrite soit prise, un certain nombre de documents doivent être envoyés à chacun des associés.
Ces documents (rapport de gestion, textes des projets de décision, etc.) doivent obligatoirement être envoyés par lettre recommandée.
Comment sont prises les décisions lors d'une consultation écrite ?
Une décision est adoptée dès lors que les associés ayant pris part au vote représentent plus de la moitié des actions.
Exemple
Une société a 20 actions réparties entre 5 associés. Pour qu'une décision soit adoptée, il faut que les associés ayant pris part au vote représentent 10 parts de la société.
Faut-il établir un procès verbal ?
Après chacune des assemblées d'associés, un procès-verbal contenant un certain nombre d'informations doit être rédigé pour établir une trace des décisions prises.
Il doit notamment comporter les informations suivantes :
- Date et lieu de réunion
- Mode de convocation
- Ordre du jour
- Nom, prénom et rôle du président
- Noms et prénoms des associés présents ou représentés avec l'indication du nombre d’actions détenues par chacun
- Documents et rapports soumis à l'assemblée
- Résumé des débats
- Textes des résolutions mises aux voix (sujets sur lesquels les décisions doivent être prises)
- Résultat des votes
Ces décisions doivent être répertoriées dans le registre des procès-verbaux de la société.
Les procès-verbaux peuvent également être tenus et signés sous forme électronique si les statuts l'autorisent.
Décision prise dans un acte
Les associés peuvent prévoir dans les statuts que certaines décisions sont prises dans un acte unanime signé par tous les associés. Cette pratique est généralement utilisée dans la cas ou il y a un petit nombre d'associés.
Cette prise de décision est rapide et ne nécessite pas de convocation (comme c'est le cas pour une assemblée) ni de délai de réponse (comme pour une consultation écrite).
Quelles sont les règles de majorité des décisions collectives ?
Plusieurs conditions doivent être respectées pour adopter des décisions collectives : des règles liées au droit de vote et des règles de majorité.
Quelles sont les règles liées au droit de vote ?
Un associé ne peut pas être privé de son droit de vote. Tout associé a le droit de participer aux décisions collectives et de voter. Les statuts peuvent déroger à cette règle uniquement dans les cas prévus par la loi.
Les statuts peuvent toutefois attribuer à certains associés un nombre de voix différent de celui accordé aux autres. On parle de droit de vote multiple).
Quelles sont les règles de majorité pour adopter les décisions ?
Les statuts déterminent les conditions de majorité et, le cas échéant, les conditions de quorum des décisions collectives. Les statuts ne peuvent pas prévoir qu’une décision puisse être prise à un nombre de voix inférieur à la majorité simple.
Exemple
Une société a 20 actions réparties entre 5 associés. Pour qu'une décision soit adoptée, il faut que les associés ayant pris part au vote représentent 11 actions de la société.
Les statuts peuvent prévoir une majorité plus élevée (majorité qualifiée,unanimité), mais jamais inférieure à la majorité simple. Cette règle s’applique à toutes les décisions collectives, qu’elles soient prévues par la loi ou par les statuts.
Quelles sont les décisions exigeant l’unanimité des associés ?
Certaines décisions sont toujours prises à l'unanimité :
- Modification ou adoption d'une clause d'agrément ou d'exclusion
- Examen de convention conclues entre la société et l'un de ses dirigeants ou certains associés
- Toute adoption, modification ou suppression d'une clause statutaire prévoyant de manière temporaire que des actions ne peuvent pas être cédées
- Toute adoption, modification ou suppression d'une clause statutaire imposant des règles en cas de changement de contrôle de la société
Autres cas particuliers où l’unanimité est requise
- Désignation d'un ou plusieurs commissaires aux apports dans le cadre d'une augmentation de capital en nature sans avoir à passer par le juge
- Augmentation du capital par élévation du montant nominal des actions s'il ne s'agit pas d'une incorporation de bénéfices, de réserves ou primes d'émission
- Opération de fusion ou de scission qui a pour effet d'augmenter les engagements des associés d'une ou de plusieurs sociétés
- Décision de ne pas établir un rapport écrit sur des opérations de fusion ou de scission concernant uniquement des SAS
- Désignation d’un expert indépendant chargé d'évaluer des actions dont la société projette le rachat dans le cadre d'un programme de rachat sans avoir à passer par le juge
- Changement de nationalité de la société
En cas de silence des statuts, les décisions suivantes doivent également être prises à l'unanimité :
- Modification des statuts
- Prorogation de la durée de la société
- Nomination du liquidateur après dissolution de la société
- Approbation des comptes annuels après la liquidation de la société
Quelles sont les conséquences en cas de non-respect des règles de décisions collectives ?
Si une décision est prise alors qu’elle aurait dû obligatoirement être soumise au vote de tous les associés, la décision peut être annulée à la demande de tout intéressé.
Il en va de même des décisions qui ne respectent pas les formes et conditions fixées par les statuts (consultation écrite, réunion d’une assemblée, règles de quorum et de majorité, etc.).
Exemple
Une décision d’augmentation de capital est prise dans une SAS sans respecter les règles de quorum prévues dans les statuts. Pour que la décision soit annulée, il faut que les statuts prévoient expressément que leur non-respect entraîne la nullité.
Si tout document (procès-verbal par exemple) contient des informations fausses ou mensongères, il est susceptible de constituer un faux en écriture.
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