La mise en place de la facturation électronique entraîne de nouvelles obligations pour les entreprises. Cette fiche présente les principales étapes pour identifier les obligations applicables, adapter les processus de facturation et choisir une solution conforme à la réglementation.
Identifier les obligations applicables à son entreprise
Avant de mettre en place la facturation électronique, il faut déterminer les obligations applicables à son entreprise.
Les obligations dépendent de la taille de l’entreprise :
Micro-entreprise ou PME
- Micro-entreprise : moins de 10 salariés et chiffre d’affaires annuel ou total de bilan inférieur à 2 millions d’euros.
- PME : moins de 250 salariés et chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 millions d’euros ou total de bilan inférieur à 43 millions d’euros.
À compter du 1er septembre 2026, la micro-entreprise ou la PME doit être en mesure de recevoir des factures électroniques.
- Si l’entreprise réalise des opérations avec d'autres entreprises établies en France et assujetties à la TVA, elle doit également émettre et transmettre ses factures au format électronique (e-invoicing) à compter du 1er septembre 2027. Cette obligation concerne les opérations d’achat ou de vente de biens ou de prestations de services réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris celles bénéficiant de la franchise en base de TVA.
- Si l’entreprise réalise des ventes à des particuliers (B2C) et/ou des opérations à l'étranger, elle est soumise à l'obligation de transmission de certaines données à l'administration fiscale (e-reporting). Cette obligation concerne les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des ventes à des particuliers et/ou des opérations avec des clients établis à l’étranger.
- Si l’entreprise réalise ces deux types d’opérations, elle est donc soumise aux deux obligations.
Exemple
Une entreprise qui réalise des ventes à des professionnels assujettis à la TVA en France et, parallèlement, à des particuliers ou à des clients étrangers, est soumise aux deux obligations. Elle doit émettre des factures électroniques pour les ventes B2B (e-invoicing) et transmettre les données des ventes B2C ou internationales à l’administration fiscale (e-reporting).
Entreprise de taille intermédiaire (ETI) ou grande entreprise
- ETI : moins de 5 000 salariés et chiffre d’affaires annuel inférieur à 1,5 millions d’euros ou total de bilan inférieur à 2 millions d’euros et ne répondant pas à la définition d’une PME.
- Grande entreprise : entreprise ne répondant pas à la définition d’une ETI.
À compter du 1er septembre 2026, l’entreprise de taille intermédiaire (ETI) ou la grande entreprise doit être en mesure de recevoir des factures électroniques.
- Si l’entreprise réalise des opérations avec d'autres entreprises établies en France et assujetties à la TVA, elle doit également émettre et transmettre ses factures au format électronique (e-invoicing) à compter du 1er septembre 2026. Cette obligation concerne les opérations d’achat ou de vente de biens ou de prestations de services réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris celles bénéficiant de la franchise en base de TVA.
- Si l’entreprise réalise des ventes à des particuliers (B2C) et/ou des opérations à l'étranger, elle est soumise à l'obligation de transmission de certaines données à l'administration fiscale (e-reporting). Cette obligation concerne les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des ventes à des particuliers et/ou des opérations avec des clients établis à l’étranger.
- Si l’entreprise réalise ces 2 types d’opérations, elle est donc soumise aux deux obligations.
Exemple
Une entreprise qui réalise des ventes à des professionnels assujettis à la TVA en France et, parallèlement, à des particuliers ou à des clients étrangers, est soumise aux deux obligations. Elle doit émettre des factures électroniques pour les ventes B2B (e-invoicing) et transmettre les données des ventes B2C ou internationales à l’administration fiscale (e-reporting).
Cartographier les flux de facturation de son entreprise
Une fois les obligations identifiées, il est essentiel d'analyser la manière dont les factures circulent au sein de l'entreprise. Cette étape permet d'anticiper les changements liés à la facturation électronique et d'adapter les processus internes.
Identifier les opérations concernées
La première étape consiste à recenser les opérations réalisées par l'entreprise afin d'identifier celles qui relèvent de la facturation électronique (e-invoicing) et/ou de la transmission de données (e-reporting).
Différents éléments doivent être analysés :
- la taille de l'entreprise, qui détermine la date d'entrée en vigueur des obligations de facturation électronique
- la typologie de la clientèle (entreprises françaises, particuliers, clients étrangers)
- la nature de l'activité (vente de biens, prestation de services ou les deux)
- le régime de TVA (régime réel normal, régime simplifié ou franchise en base de TVA)
Afin de prendre facilement connaissance des obligations applicables à l'entreprise en matière de facturation électronique, il est possible de réaliser le test :
Adapter les outils et les processus internes
La cartographie des flux de facturation permet également :
- d'adapter les outils actuellement utilisés à la facturation électronique
- d'adapter les processus internes de l'entreprise
- de choisir une solution de transmission adaptée aux besoins de l'entreprise
Organiser le suivi des factures reçues
La facturation électronique impose un suivi des factures reçues tout au long de leur cycle de vie.
Il convient notamment de mettre en place une procédure permettant :
- de vérifier chaque facture dès sa réception
- de la valider lorsqu'elle est conforme
- de signaler directement sur la plateforme toute anomalie (erreur, facture non conforme ou désaccord)
Anticiper le traitement des factures impayées
Lorsqu’une facture entre entreprises n’est pas payée et n’a pas été contestée, elle est considérée comme une dette reconnue.
Dans ce cas, la procédure de recouvrement des créances commerciales incontestées peut être utilisée. Elle permet au fournisseur de lancer une demande officielle de paiement auprès du client.
Le client dispose alors d’un délai pour payer ou contester la facture. En l’absence de réaction ou de contestation par le client, la dette devient officiellement reconnue et peut faire l’objet d’un titre exécutoire permettant d’en obtenir le paiement de manière forcée si nécessaire.
Création d’une procédure simplifiée de recouvrement des créances commerciales incontestées
Choisir une plateforme agréée adaptée
Avant de choisir une plateforme agréée ou une solution compatible, il est recommandé de vérifier les fonctionnalités proposées, les services disponibles et leur adéquation avec les besoins de l'entreprise.
Comprendre le rôle d'une plateforme agréée
Pour passer à la facturation électronique, les entreprises doivent obligatoirement recourir à une plateforme agréée (PA), auparavant appelée PDP. La PA est le seul intermédiaire reconnu par l’administration fiscale pour l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques ainsi que des données de facturation, de transaction et, le cas échéant, de paiement.
Les entreprises peuvent toutefois utiliser une solution compatible (SC). Cette dernière n’est pas immatriculée par l’administration : elle ne peut donc ni transmettre les factures directement à l’administration fiscale, ni agir en tant qu’intermédiaire officiel pour la transmission des données de transaction et/ou de paiement. Elle est toutefois raccordée à une plateforme agréée, ce qui lui permet de satisfaire à ses obligations réglementaires.
Pour bien choisir le logiciel de facturation, une liste des plateformes agréées immatriculées est disponible :
Distinguer une plateforme agréée d'une solution compatible
Un logo spécifique « Plateforme agréée » a été créé afin d’aider les entreprises à identifier facilement ces plateformes :
Un logo spécifique « Solution compatible » a également été créé, pour reconnaître les solutions informatiques, raccordées une plateforme agréée :
Vérifier les fonctionnalités proposées par la plateforme
La plateforme agrée (PA) constitue l’unique intermédiaire reconnu par l’administration fiscale pour l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques ainsi que pour la transmission des données de facturation, de transaction et, le cas échéant, de paiement.
Les fonctions assurées par une PA sont multiples :
- Émettre, transmettre, réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client
- Extraire et transmettre certaines données de la facture à l’administration fiscale
- Transmettre les données de transactions entre l’entreprise et le client qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration
- Transmettre les données de paiement pour certaines opérations
- Contrôler la conformité des données de transaction et des factures émises
- Assurer le suivi des factures électroniques
C’est donc un nouvel intermédiaire obligatoire qui offre des prestations sécurisées et soumis à un contrôle strict, puisque cette dernière est immatriculée par l’administration fiscale.
Vérifier le rattachement à une plateforme agréée
Il est possible de vérifier facilement son rattachement à une plateforme agréée ou celui de son client en consultant l’annuaire de la facturation électronique.
Consulter l’annuaire de la facturation électronique ↗
L’annuaire de la facturation électronique recense les entreprises et entités publiques assujetties aux obligations d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Il indique, pour chacune, la plateforme agréée chargée de la réception des factures électroniques ainsi que les adresses électroniques de facturation.
Changer de plateforme agréée, si nécessaire
Il est possible de changer de plateforme agréée à tout moment si la solution utilisée ne répond plus aux besoins de l'entreprise.
La nouvelle plateforme agréée choisie effectue les démarches nécessaires pour enregistrer le changement et mettre à jour les informations de l'entreprise dans l'annuaire de la facturation électronique.
Les nouvelles informations sont enregistrées dans un délai maximal de 15 jours ouvrables après l'accord de l'ancienne plateforme, ou à l'issue du délai dont elle dispose pour s'y opposer.
L'ancienne plateforme ne peut s'opposer au changement que dans des cas limités, notamment lorsqu'elle dispose d'éléments remettant en cause la demande de changement de l'entreprise.
Pendant 1 an après le changement, l'ancienne plateforme continue d'assurer certains services afin de garantir la continuité de la réception des factures électroniques.
À la demande de l'entreprise, l'ancienne plateforme transmet à la nouvelle les informations nécessaires pour assurer la continuité de l'activité. Cette transmission intervient dans un délai de 5 jours ouvrés.
Source : Service-Public.gouv.fr (Direction de l'information légale et administrative). Réutilisée sous Licence Ouverte (Etalab). Ce site est indépendant et n'est pas édité par l'administration.
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