La facturation obéit à plusieurs règles : mentions obligatoires, délai et conservation des factures, etc. Certaines obligations varient selon que la facture soit à destination de professionnels, de particuliers ou d’entités publiques.
La facturation électronique vient progressivement compléter ces règles à partir du 1er septembre 2026.
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture fait partie des différents documents commerciaux d’une entreprise, parmi lesquels figurent notamment le devis et les conditions générales de vente (CGV).
La facture est un document établi par un vendeur ou un prestataire de services à son client à la suite de la vente d’un bien ou de la réalisation d’une prestation de services. Elle détaille notamment les biens ou services vendus, leur prix, les conditions de paiement et, le cas échéant, la TVA applicable.
Elle se distingue donc du devis, qui est un document prévisionnel proposant un prix avant la réalisation d’une vente ou d’une prestation de services. Le devis n’engage les parties qu’une fois accepté.
À quoi sert une facture ?
La facture remplit plusieurs fonctions :
- Commerciale : elle permet de détailler le montant à payer, l’acheteur, les modalités de paiement ou encore le taux de TVA applicable.
- Juridique : la facture constitue un élément de preuve d’un contrat de vente ou de prestation réalisé entre deux parties. Elle permet à un vendeur de prouver son droit d’exiger le paiement d’une somme d’argent (quittance de loyer par exemple). La facture peut donc être utilisée en cas de litige (non-paiement ou contestation d’une somme d’argent) devant un tribunal.
- Fiscale : elle permet de collecter et déduire la TVA et est exigée en cas de contrôle fiscal.
- Comptable : elle sert de justificatif comptable de l’entreprise : elle est nécessaire pour l’établissement des comptes annuels d’une société.
Qui peut émettre une facture ?
En principe, la facture est émise par le vendeur de biens ou le prestataire de services.
Dans certaines situations, la facture peut être émise par une autre personne :
- Lorsque le vendeur ou le prestataire est établi en dehors de l'Union européenne (UE), la facture doit être délivrée par son représentant fiscal. L'entreprise peut tout de même décider d'émettre sa facture elle-même à condition qu'elle y indique le nom, l'adresse et le numéro d'identification de son représentant fiscal.
- Le vendeur ou le prestataire autorise son client (auto-facturation) ou un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte par un mandat de facturation.
Quel est le format d’une facture ?
Le format de la facture dépend notamment de la qualité du client (entreprise ou particulier) et du lieu où il est établi.
La facture peut être établie sous format électronique ou, dans les situations qui ne relèvent pas de l'obligation de facturation électronique, sous format papier.
Facture électronique
La facture électronique est obligatoire pour les opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris lorsqu'elles bénéficient de la franchise en base de TVA (par exemple un micro-entrepreneur).
L'obligation d'émettre des factures électroniques s'applique progressivement :
- à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
- à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises
Exemple
- une entreprise de plomberie facture une entreprise de construction française
- un micro-entrepreneur facture une agence de communication française
Dans ces 2 situations, la facture relève de la facturation électronique. L'obligation d'émettre cette facture dépend toutefois de la date à laquelle elle devient applicable à l'entreprise concernée.
Toutes les entreprises doivent toutefois être en mesure de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026.
La facture électronique est émise, transmise, reçue et conservée par l'intermédiaire d'une plateforme agréée ou, le cas échéant, d'une solution compatible raccordée à une plateforme agréée.
Facture papier
La facture papier reste possible lorsque l'opération n'est pas soumise à l'obligation de facturation électronique.
C’est notamment le cas lorsque l’entreprise facture :
- un particulier (qu’il soit en établi en France ou à l’étranger)
- une entreprise établie à l’étranger
Exemple
- un coiffeur remet une facture à un client particulier
- une entreprise française facture une entreprise allemande
Dans ces 2 situations, la facture n'a pas à être émise sous format électronique.
L'entreprise peut toutefois être tenue de transmettre certaines informations à l'administration fiscale (e-reporting).
Pour plus d’informations sur les opérations concernées par la facturation électronique, se reporter à notre fiche dédiée.
Est-il obligatoire d’émettre une facture ?
L’obligation d’émettre une facture dépend de la nature du client de l’entreprise (professionnel, particulier ou entité publique) :
Le client est professionnel
Lorsque la transaction effectuée se fait entre deux professionnels, une facture doit obligatoirement être émise pour chaque vente de bien ou prestation de services.
Lorsque l'opération est soumise à l'obligation de facturation électronique, la facture est émise sous format électronique, selon les modalités prévues par la réglementation. Dans les autres cas, elle peut être établie sous un autre format autorisé : format papier, format numérique (e-mail, PDF, etc.).
Cette facture doit habituellement être émise au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.
Exemple
Un fournisseur livre du matériel à une entreprise du secteur BTP. Le fournisseur doit donc émettre une facture au moment de la livraison, même si le paiement est prévu plus tard.
Toutefois, la facture peut être émise à une autre échéance dans les situations suivantes :
- Pour une livraison de biens exonérée de TVA, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison a eu lieu
- Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée
Pour plus d’informations, consultez notre fiche sur les dates d’exigibilité de la TVA.
Le client est particulier
Les règles diffèrent selon qu'il s'agit d'une vente de biens ou d'une prestation de services :
1) Vente de biens
Lorsqu'une entreprise vend un bien à un particulier, l'émission d'une facture (ou d'une note) est obligatoire uniquement dans les cas suivants :
- à la demande du client
- pour les ventes à distance
- pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA
En dehors de ces cas, le vendeur remet généralement un ticket de caisse à l’acheteur.
2) Prestation de services
Lorsqu'une entreprise réalise une prestation de services pour un particulier, une note doit obligatoirement être remise lorsque le montant de la prestation est supérieur à 25 € (TVA comprise).
En dessous de ce montant, la remise d'une note est facultative, mais elle devient obligatoire si le client en fait la demande.
Le client est une entité publique
Lorsque le client est une administration publique, une facture doit obligatoirement être émise pour chaque vente de bien ou prestation de services.
Elle doit habituellement être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.
En revanche, la facture peut être émise à une autre échéance dans les situations suivantes :
- Pour la livraison de biens exonérée de TVA, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison a eu lieu
- Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée
Les entités publiques ont l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques via Chorus Pro :
Quelles sont les étapes pour émettre une facture ?
Avant d’émettre une facture, il faut d'abord déterminer si l'opération relève de la facturation électronique. Les modalités d'émission de la facture en dépendent.
Déterminer le format applicable à la facture
Le format de la facture (électronique ou papier) dépend de la nature du client auquel elle est adressée :
Le client est une entreprise
Lorsque la facture est adressée à une entreprise établie en France et assujettie à la TVA, elle relève de la facturation électronique.
L'obligation d'émettre des factures électroniques s'applique :
- à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
- à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises
La facture est alors émise, transmise, reçue et conservée par l'intermédiaire d'une plateforme agréée ou, le cas échéant, d'une solution compatible raccordée à une plateforme agréée.
Pour bien choisir le logiciel de facturation, une liste des plateformes agréées est disponible :
Consulter la liste des plateformes agréées ↗
Pour en savoir plus sur les entreprises concernées par la facturation électronique, consulter notre fiche « Comment se préparer à l’obligation de facturation électronique ? ».
Le client est un particulier
Les factures adressées à un particulier ne relèvent pas de l'obligation de facturation électronique.
Lorsque la facture est à destination d’un client particulier, la facture peut donc être sous format papier ou sous format électronique.
Le client est une entité publique
Depuis 2020, toutes les entreprises doivent désormais émettre des factures électroniques afin d’adresser leurs demandes de paiement, via Chorus pro, pour des contrats conclus avec une entité publique (État, collectivités territoriales et établissements publics) :
Émettre la facture au bon moment
En principe, la facture est émise lors de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.
Cela signifie donc qu’une facture doit être établie par le vendeur ou le prestataire lorsqu’un produit a été remis au client, qu’un service a été effectué ou qu’un accord commercial a été exécuté. C’est le moment où l’engagement devient concret et où le paiement peut donc être demandé au client.
Certaines opérations permettent toutefois une émission différée, notamment :
- jusqu'au 15 du mois suivant pour certaines livraisons intracommunautaires exonérées de TVA
- jusqu'au 15 du mois suivant pour certaines prestations de services B2B dont la TVA est due par le client dans un autre État membre de l'Union européenne
- à la fin du mois lorsqu'une facture périodique (ou récapitulative) est autorisée
La facture peut également être émise en début de période (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) même si le service est fourni progressivement sur la période. C’est le cas de certains abonnements ou services récurrents, par exemple.
Exemple
Une entreprise effectue trois livraisons pour le même client en octobre : elle peut émettre une facture unique regroupée au plus tard le 31 octobre, si la TVA est exigible à chaque livraison.
Vérifier la conformité de la facture
Une fois la facture établie, il convient de s'assurer qu'elle respecte les règles applicables. Les modalités diffèrent selon que la facture est émise sous format électronique ou sur un autre support (format papier ou numérique tel qu’un PDF par exemple).
Facture électronique
Pour les opérations soumises à la facturation électronique, la facture est créée et transmise par un logiciel de facturation raccordé à une plateforme agréée.
Le logiciel attribue automatiquement un numéro unique à la facture, assure sa conservation et intègre les mentions obligatoires devant être présentes sur une facture.
Facture papier ou numérique (PDF, e-mail, etc.)
Lorsque la facture est établie sur un support papier ou numérique (tel qu’un PDF, un e-mail, etc.), l'entreprise doit elle-même assurer la numérotation de la facture et vérifier qu'elle comporte toutes les mentions obligatoires.
Chaque facture doit comporter un numéro unique fondé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Deux factures ne peuvent donc pas porter le même numéro.
L’entreprise peut choisir différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001, etc.). Cela peut être le cas dans les situations suivantes :
- Lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation, une série par site
- Lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques : une série par catégorie de clients
- Lorsqu'il y a de la sous-traitance de facturation pour certaines factures
La facture doit être établie en double exemplaire : l'original est remis au client et le second exemplaire est conservé par l'entreprise.
Afin d’éviter de commettre des erreurs, il est possible d’utiliser un logiciel de facturation pour créer des factures en ligne.
Pour bien choisir le logiciel de facturation, une liste des plateformes agréées est disponible :
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
Pour être valable, une facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires ainsi que certaines mentions particulières selon les cas.
Les mentions suivantes sont communes à toutes les factures et doivent obligatoirement apparaître :
| Mentions obligatoires | Précisions |
| Date de l’émission de la facture | Date à laquelle la facture est émise |
| Numéro unique de la facture | Numéro unique à chaque facture, basé sur une séquence chronologique et continue |
| Date de la vente ou de la prestation de services | Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation (ou date à laquelle est versé l’acompte) |
| Identité du vendeur ou du prestataire de services | Si l'entreprise est un entrepreneur individuel :
Si l'entreprise est une société :
Attention : si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de l’entreprise, avec la mention « Siret en cours d'attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA. L’adresse de facturation doit apparaître sur la facture si elle est distincte de celle du siège social. |
| Identité de l’acheteur ou du client |
|
| Numéro du bon de commande | Lorsqu’il a préalablement été établi par l’acheteur |
| Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur (ainsi que celui du du client professionnel s’il est redevable de la TVA) | Sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 € |
| Désignation du produit ou de la prestation |
|
| Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni | Quantité, dénomination précise, prix unitaire HT, taux de TVA applicable (ou mention du bénéfice d’exonération de TVA, le cas échéant) |
| Somme totale HT et TTC à payer | Préciser la majoration éventuelle de prix (frais de transport ou d’emballage par exemple) |
| Réduction de prix | Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture |
| Date à laquelle le règlement doit intervenir | Il faut également mentionner les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé. En cas d'absence d'escompte, mentionner sur la facture « Escompte pour paiement anticipé : néant » |
| Taux de pénalités de retard | En cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire) |
| Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement | Due par le client professionnel en cas de retard de paiement |
Lorsque la facture est adressée à un particulier, elle doit mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité d’au moins 2 ans.
La mention concerne les biens vendus appartenant à l’une des catégories suivantes : appareils électroménagers, équipements informatiques, produits électroniques grand public, appareils de téléphonie, appareils photographiques, appareils dotés d’un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage, jeux et jouets y compris consoles de jeux vidéos, articles de sport, montres et produits d’horlogerie, articles d’éclairage et luminaires, lunettes de protection solaire et éléments d’ameublement.
Des mentions particulières s'ajoutent aux mentions obligatoires dans certains cas :
| Cas d’application | Mentions particulières |
| Si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée | « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » |
| Si le vendeur est soumis au régime de franchise en base de TVA | « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts » |
| Si l’acquéreur ou le preneur est redevable de la TVA | « Auto-liquidation » |
| En cas d’achats de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles | Éco-participation DEEE |
| En cas d’acquisition d’un support d’enregistrement | Rémunération pour copie privée (RCP) |
| Si le client produit lui-même la facture à la place du vendeur ou du prestataire | Auto-facturation |
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, les grandes entreprises et les ETI doivent, à partir du 1er septembre 2026, intégrer 4 nouvelles mentions obligatoires sur leurs factures. Les PME et les micro-entreprises seront concernées à leur tour à compter du 1er septembre 2027).
Les mentions sont les suivantes :
- Numéro Siren du client (s’il s’agit d’une entreprise)
- Adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client
- Information relative à la nature des opérations facturées doit préciser si celles-ci consistent exclusivement en des livraisons de biens, exclusivement en des prestations de services, ou en une combinaison des deux
- Mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits
Généralisation de la facturation électronique
Quel est le délai de conservation d’une facture ?
Les factures émises ou reçues par une entreprise doivent être conservées pendant 10 ans. C’est le cas pour toutes les pièces comptables d’une entreprise (livre et registre comptable ou encore bon de commande, de livraison ou de réception).
Le délai de conservation des documents pour une entreprise varie selon la nature des documents. Le délai est par exemple abaissé à 6 ans pour les documents fiscaux.
Comment annuler ou rectifier une facture ?
En cas d'erreur sur une facture, la marche à suivre dépend du moment où cette erreur est constatée : avant l’émission, après l’émission ou après le paiement de la facture.
Avant l’émission de la facture
Tant que la facture n'a pas été émise, elle peut être corrigée ou supprimée.
Lorsque la facture est établie à l'aide d'un logiciel, il est recommandé de vérifier les informations figurant sur la facture (client, montant, TVA, date, etc.) avant sa validation. En effet, la validation déclenche généralement l'émission de la facture et, lorsqu'il s'agit d'une facture électronique, sa transmission au client.
Lorsqu'un logiciel de facturation est utilisé, les modifications sont généralement enregistrées afin d'en assurer la traçabilité.
Après l’émission de la facture
Une fois la facture émise, elle ne peut plus être modifiée directement.
Si une erreur est constatée avant le paiement, une facture rectificative peut être émise. Elle doit comporter la mention « annule et remplace la facture n°… » et porter un nouveau numéro de facture.
Pour les opérations soumises à la facturation électronique, la facture rectificative est émise et transmise selon les mêmes modalités que la facture initiale.
Après le paiement de la facture
Lorsqu'une facture a déjà été réglée, elle ne peut plus être modifiée ni remplacée.
Toute correction ou annulation doit être réalisée au moyen d'une facture d'avoir.
La facture d'avoir constitue un document comptable à part entière. Elle doit comporter son propre numéro et respecter les mêmes règles de numérotation que les autres factures (séquence chronologique, continue et unique).
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de facturation ?
Les sanctions dépendent de la nature du manquement aux règles de facturation :
1. Manquement à l’obligation de facturation
Le montant des sanctions en cas de manquement à l’obligation de facturation est différent pour une entreprise individuelle ou une société.
Entreprise individuelle
Le non-respect des obligations en matière de facturation peut entraîner des sanctions pénales, dont la gravité varie selon la nature de l’infraction :
- En cas de non-respect de l’obligation de facturation : l'amende peut aller jusqu'à 75 000 €
- En cas de nouveau manquement dans les 2 ans suivant une première sanction devenue définitive : l'amende peut aller jusqu'à 150 000 €
- En cas d’émission de fausse facture (faux en écriture) : l’amende peut aller jusqu’à 45 000 € et 3 ans d’emprisonnement
Société
Le non-respect des obligations en matière de facturation peut entraîner des sanctions pénales, dont la gravité varie selon la nature de l’infraction :
- En cas de non-respect de l’obligation de facturation : l'amende peut aller jusqu'à 375 000 €
- En cas de nouveau manquement dans les 2 ans suivant une première sanction devenue définitive : l'amende peut aller jusqu'à 750 000 €
- En cas d’émission de fausse facture (faux en écriture) : l’amende peut aller jusqu’à 225 000 €
2. Non-respect de l’obligation d’émettre une facture électronique
Sanctions en matière de facturation électronique
Le non-respect de l’obligation d’émission d’une facture électronique est passible d’une amende de 50 € par facture, plafonnée à 15 000 € par an.
Lorsque l’administration fiscale constate qu’une entreprise ne reçoit pas ses factures via une plateforme agréée, elle lui adresse une mise en demeure de se conformer dans un délai de 3 mois.
Si l’entreprise n’est toujours pas conforme à l’issue de ce délai, une amende de 500 € est appliquée et un nouveau délai de 3 mois est accordé. Si l’entreprise reste non conforme à l’issue de ce second délai, une amende de 1 000 € est appliquée, puis une nouvelle amende de 1 000 € est encourue à chaque période de 3 mois pendant laquelle le manquement persiste.
Sanctions en matière de fourniture de données de transaction et de données de paiement
En cas d’absence de transmission des données de transaction et de paiement par l’entreprise, une amende de 500 € est appliquée, plafonnée à 15 000 € par an.
Une plateforme agréée (PA) qui ne respecte pas ses obligations de transmission à l’administration encourt 750 € par transmission manquante ou incorrecte, plafonnée à 100 000 €.
Les amendes ne s’appliquent pas si c’est la première infraction constatée sur les quatre dernières années (l’année en cours et les trois années précédentes). Cela suppose que l’infraction ait été réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant la première demande de l’administration.
3. Omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires
Une amende de 15 € est appliquée sur chaque omission ou inexactitude. Le montant total des amendes appliquées sur une facture ne peut pas dépasser 25 % du montant de la facture.
Lorsque l'adresse ou l'identité ou l’adresse du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l'amende est égal à 50 % du montant total des factures concernées.
4. Livraison ou prestation de services fictives
Une amende égale à 50 % du montant de la facture est appliquée lorsque la facture concerne une livraison ou une prestation de services fictive, par exemple une facture émise pour une formation qui n’a jamais eu lieu.
Si le vendeur ou le prestataires apporte la preuve que l'opération a bien été effectuée et correctement comptabilisée dans les 30 jours, l'amende est réduite à 5 % du montant de la transaction.
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