Les documents commerciaux d’une société regroupent l’ensemble des documents utilisés dans le cadre de ses relations commerciales, que ce soit pour prospecter, vendre ou gérer ses échanges avec ses clients et partenaires. Ces documents comportent des informations obligatoires et doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.
Quels sont les documents commerciaux ?
En tant que dirigeant d’une société, il est essentiel de préparer l’ensemble des documents commerciaux nécessaires à la gestion des transactions, à la communication avec les clients et partenaires et au suivi des activités commerciales.
Il peut s’agir notamment des :
- Factures
- Conditions générales de vente (CGV)
- Devis
- Tarifs et documents publicitaires (publicité extérieure, supports imprimés, communication en ligne)
- Bons de commande et de livraison
- Courriers (papier ou emails commerciaux)
Quelles mentions doivent figurer sur les documents commerciaux ?
Les documents commerciaux doivent impérativement comporter différentes mentions obligatoires. L’objectif est de garantir la transparence des relations entre la société et ses clients et/ou partenaires.
Les mentions à faire figurer sont différentes selon le document commercial :
Facture
Pour être valable, une facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires ainsi que certaines mentions particulières selon les cas.
Les mentions suivantes sont communes à toutes les factures et doivent obligatoirement apparaître :
| Mentions obligatoires | Précisions |
| Date de l’émission de la facture | Date à laquelle la facture est émise |
| Numéro unique de la facture | Numéro unique à chaque facture, basé sur une séquence chronologique et continue |
| Date de la vente ou de la prestation de services | Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation (ou date à laquelle est versé l’acompte) |
| Identité du vendeur ou du prestataire de services |
Attention : si la société est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d'attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA. L’adresse de facturation doit apparaître sur la facture si elle est distincte de celle du siège social. |
| Identité de l’acheteur ou du client |
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| Numéro du bon de commande | Lorsqu’il a préalablement été établi par l’acheteur |
| Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur (ainsi que celui du du client professionnel s’il est redevable de la TVA) | Sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 € |
| Désignation du produit ou de la prestation |
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| Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni | Quantité, dénomination précise, prix unitaire HT, taux de TVA applicable (ou mention du bénéfice d’exonération de TVA, le cas échéant) |
| Somme totale HT et TTC à payer | Préciser la majoration éventuelle de prix (frais de transport ou d’emballage par exemple) |
| Réduction de prix | Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture |
| Date à laquelle le règlement doit intervenir | Il faut également mentionner les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé. En cas d'absence d'escompte, mentionner sur la facture « Escompte pour paiement anticipé : néant » |
| Taux de pénalités de retard | En cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire) |
| Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € | Due par le client professionnel en cas de retard de paiement |
Des mentions particulières s'ajoutent aux mentions obligatoires dans certains cas :
| Cas d’application | Mentions particulières |
| Si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée | « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » |
| Si le vendeur est soumis au régime de franchise en base de TVA | « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts » |
| Si l’acquéreur ou le preneur est redevable de la TVA | « Auto-liquidation » |
| En cas d’achats de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles | Éco-participation DEEE |
| En cas d’acquisition d’un support d’enregistrement | Rémunération pour copie privée (RCP) |
| Si le client produit lui-même la facture à la place du vendeur ou du prestataire | Auto-facturation |
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, les grandes entreprises et les ETI doivent, à compter du 1er septembre 2026, intégrer 4 nouvelles mentions obligatoires sur leurs factures. Les PME et les micro-entreprises seront concernées à leur tour à compter du 1er septembre 2027).
Les mentions sont les suivantes :
- Numéro Siren du client (s’il s’agit d’une entreprise)
- Adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client
- Information relative à la nature des opérations facturées doit préciser si celles-ci consistent exclusivement en des livraisons de biens, exclusivement en des prestations de services, ou en une combinaison des deux
- Mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits
Généralisation de la facturation électronique
CGV
Le contenu des conditions générales de vente dépend de la nature du client (professionnel ou particulier).
Attention : un client professionnel peut être assimilé à un consommateur s’il remplit les 3 conditions suivantes : entreprise de 5 salariés maximum, la vente ou la prestation de services n’entre pas dans le cadre de son activité principale et elle est conclue à distance ou hors établissement (salons, foires, etc). Dans ce cas, ce sont les mentions obligatoires applicables aux clients particuliers qui s’imposent.
Le client est un professionnel
Les CGV ne sont pas obligatoires entre professionnels. En revanche, si elles existent et qu’un client professionnel en fait la demande, l’entreprise est tenue de les communiquer.
1. Mentions obligatoires
Les CGV doivent alors obligatoirement comporter les informations suivantes :
- Conditions de vente du bien (toutes les informations concernant les modalités de transfert de propriété du bien, les conditions de livraison en cas de vente à distance ou encore les différentes garanties) et/ou exécution de la prestation de service (toutes les informations concernant la date d’exécution de la prestation).
- Éléments de détermination du prix : barème des prix unitaires et éventuelles réductions de prix (rabais, remises, ristournes, etc.) : les prix peuvent être indiqués HT ou TTC. En pratique, il est préférable d’indiquer un barème comportant des prix HT, afin d’être en concordance avec les règles de facturation qui imposent l’indication d’un prix unitaire HT. Concernant la durée de validité du prix, elle peut être fixée librement.
Conditions de règlement (conditions dans lesquelles le client doit payer) :
- Délais de paiement : il n’est pas obligatoire d’indiquer le délai de paiement. Toutefois, en l’absence d’éléments concernant les délais de paiement, le prix doit être payé le 30e jour suivant la date de réception du bien ou d’exécution de la prestation. Ces délais peuvent être fixés librement par les parties, mais le délai indiqué devra respecter les plafonds légaux soit 60 jours maximum à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si ce délai est expressément convenu entre les parties et ne désavantage pas de manière excessive le vendeur. S’agissant d’une facture périodique, le délai de paiement ne peut en revanche dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de la facture.
- Retards de paiement : les modalités d’application et le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement doivent impérativement figurer dans les CGV. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement (40 €) obligatoirement due dès lors que le paiement intervient après la date indiquée sur la facture.
- Les conditions d’escompte doivent figurer dans les conditions de règlement si elles sont proposées.
2. Mentions facultatives
Il est ensuite possible d’ajouter librement d’autres informations non obligatoires :
- Éléments concernant le mode de paiement : il est possible de prévoir un certain mode de paiement (chèque, carte bancaire, etc.) ou encore la possibilité de payer en plusieurs fois
- Garantie commerciale plus ou moins étendue : droit de retour, d’échange ou de remboursement (“satisfait ou remboursé”)
- Clause de confidentialité, clause de fidélité, etc.
- Clause relative à la protection des données à caractère personnel
- Clause de résiliation
- Clause relative au transport en cas de livraison de biens
- Clause de force majeure
- Clause d’exclusion (par exemple clause d’exclusion de la garantie légale des vices cachés uniquement si le client en question est un professionnel relevant du même domaine d’expertise que l’entreprise)
- Etc.
Le client est un particulier
Les CGV sont obligatoires dans le cadre d’une relation entre un professionnel et un particulier. Les mentions obligatoires diffèrent selon qu’il s’agit d’une vente de biens ou d’une prestation de services conclue au sein d’un établissement (par exemple en boutique) ou à distance (par exemple sur internet) :
Ventes de biens ou prestations de services conclues au sein d’un établissement
Dans le cadre d’une vente de biens et/ou de fourniture de prestations de services à un client particulier (consommateur), certaines informations doivent obligatoirement figurer dans les CGV, afin d’informer et protéger le client particulier.
Les informations suivantes doivent être données avant la conclusion du contrat de vente ou de prestation de services :
- Caractéristiques essentielles du bien ou du service vendu
- Prix du bien ou du service, modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
- Date ou délai de livraison du bien ou du service vendu, conditions de la résiliation du contrat s’il y a lieu et la question du retard de paiement
- Informations relatives au professionnel (nom ou dénomination sociale, adresse de l’entreprise, coordonnées postales, téléphoniques et électroniques)
- Informations relatives à la protection des données, à la propriété intellectuelle et autres clauses applicables
- Informations liées aux garanties légales (notamment la garantie légale de conformité et la garantie légale des vices cachés, d’éventuelles garanties commerciales et existence et modalités de mise en œuvre du service après-vente.
- Possibilité de recourir à un médiateur de la consommation
Lorsqu’il s’agit d’un contrat de fourniture de prestations de services, des informations supplémentaires doivent figurer dans les CGV :
- Forme juridique de l’entreprise
- Coordonnées permettant d'entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec le professionnel
- Pour les entreprises du secteur des métiers et de l’artisanat : numéro d’inscription au RCS ou au RNE
- Si l’activité est soumise à un régime d’autorisation : nom et adresse de l’autorité ayant délivré l’autorisation
- En cas d’assujettissement à la TVA : numéro de TVA intracommunautaire
- Si l’entreprise exerce une profession réglementée : titre professionnel, État membre de l’Union européenne dans lequel il a été octroyé et nom de l’ordre ou de l’organisme professionnel auprès duquel il est inscrit
- Loi applicable et tribunal compétent
- Garantie financière ou assurance de responsabilité professionnelle souscrite par le professionnel, coordonnées de l’assureur ou du garant ainsi que la couverture géographique du contrat ou de l’engagement
Ventes de biens ou prestations de services conclues à distance
Dans le cadre d’une vente de biens et/ou de fourniture de prestations de services conclue à distance avec un client particulier (consommateur), certaines informations doivent obligatoirement figurer dans les CGV, afin d’informer et protéger le client particulier.
Les informations suivantes doivent être données avant la conclusion du contrat de vente ou de prestation de services :
- Caractéristiques essentielles du bien ou du service vendu
- Prix du bien ou du service
- Date ou délai de livraison du bien ou du service vendu
Informations relatives au professionnel
- Numéro d’identification de l’entreprise : numéro SIREN de l’entreprise
- Forme juridique de l’entreprise
- Coordonnées postales, téléphoniques et électroniques
- Informations liées aux garanties légales (notamment la garantie légale de conformité et la garantie légale des vices cachés ainsi que d’éventuelles garanties commerciales)
- Possibilité de recourir à un médiateur de la consommation
- Existence d’un droit de rétractation de 14 jours et ses modalités d’exercice et formulaire type de rétractation
- Le fait que le consommateur supporte les frais de renvoi du bien en cas de rétractation
- Modalités de résiliation du contrat
- Modalités de livraison d’un bien et/ou d’exécution d’une prestation de services
- Modes de règlement des litiges (notamment la loi et le tribunal compétent)
- Coût d’un appel téléphonique à distance, existence de codes de bonne conduite
- Assurances et garanties financières
Devis
Le devis, comme les CGV, fait partie des documents précontractuels, c’est-à-dire ceux qui sont fournis au client avant un éventuel achat.
Le devis n’est pas un document systématiquement obligatoire, sauf dans certaines secteurs : bâtiment, services à la personne, déménagement, etc. Les mentions à faire figurer dans un devis dépendent donc du secteur d’activité.
En dehors de ces cas sectoriels, la remise d’un devis n’est donc pas obligatoire, tant que la société peut remettre au client tout autre document d’information précontractuelle telles que des CGV par exemple.
Documents publicitaires
Les documents publicitaires ont pour objectif de promouvoir un bien ou un service : publicité en ligne (bannières publicitaires, pages de présentation d’un produit sur un site internet, etc.), publicité extérieure, supports imprimés (brochure, flyer, catalogue, fiche produit, etc.).
Lorsqu’ils présentent un prix ou une offre commerciale, les documents publicitaires doivent respecter les règles relatives à l’affichage des prix. En effet, l’information du client sur le prix est obligatoire quelque soit le mode de vente (en magasin, sur internet, à domicile, etc.). Le client doit être en mesure de connaître le prix avant de procéder à un achat.
Tout support publicitaire comportant un prix doit donc afficher celui-ci en euros, de manière visible, non-équivoque, toutes taxes comprises (TTC).
Lorsque des frais supplémentaires s’appliquent (frais de livraison, options ou services annexes), ils doivent être clairement indiqués avant toute conclusion du contrat de vente.
Certains supports doivent également présenter le prix unitaire (kilogramme, litre, etc.) ou mentionner l’existence de promotions ou réductions. Il est par exemple nécessaire de respecter un certain nombre de règles concernant les soldes.
Les documents publicitaires doivent également permettre d’identifier clairement la société qui diffuse l’offre. Il convient donc de mentionner :
- Numéro Siren
Mentions d’immatriculation :
- Lieu du siège social
- Préciser si elle est en état de liquidation
- Si il s’agit d’une société commerciale dont le siège social se situe à l’étranger : sa dénomination sociale, sa forme juridique et le numéro d’immatriculation dans l’État où elle a son siège social
- Dans le cas d'une location-gérance, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
- Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise (Cape) pour la création ou la reprise d’une activité économique, il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
- Montant du capital pour les SARL et pour les sociétés par action (SAS et SA par exemple)
Quelles sont les sanctions en cas d'absence de mention obligatoire ?
Tout document commercial doit comporter des mentions obligatoires. À défaut, la société s’expose à différentes sanctions, selon la nature du document concerné :
Facture
Différents types de sanctions existent selon le type de non-respect des règles de facturation :
Manquement à l’obligation de facturation
Le non-respect des obligations en matière de facturation peut entraîner des sanctions financières et pénales, dont la gravité varie selon la nature de l’infraction :
- En cas de non-respect de l’obligation de facturation : l'amende peut aller jusqu'à 375 000 €
- En cas de récidive dans les 2 ans suivant une première sanction : l'amende peut aller jusqu'à 750 000 €
- En cas d’émission de fausse facture (faux en écriture) : l’amende peut aller jusqu’à 225 000 €
Omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires
Une amende de 15 € est appliquée sur chaque omission ou inexactitude. Le montant total des amendes appliquées sur une facture ne peut pas dépasser 25 % du montant de la facture.
Lorsque l'adresse ou l'identité du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l'amende est égal à 50 % du montant total des factures concernées.
Livraison ou prestation de services fictives
Une amende égale à 50 % du montant de la facture est appliquée lorsque la facture concerne une livraison ou une prestation de services fictive, par exemple une facture émise pour une formation qui n’a jamais eu lieu.
Si le vendeur ou le prestataires apporte la preuve que l'opération a bien été effectuée et correctement comptabilisée dans les 30 jours, l'amende est réduite à 5 % du montant de la transaction.
CGV
Le non-respect de l’obligation de communiquer ses CGV, que ce soit par absence de communication ou encore par communication incomplète, peut faire l’objet d’une injonction de la DGCCRF et d’une amende administrative dont le montant peut s’élever jusqu’à 75 000 € pour une société.
Devis
En cas de non-remise d’un devis obligatoire ou d’oubli d’une mention obligatoire sur un devis, le professionnel s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 15 000 €.
Si l’activité exercée par le professionnel ne nécessite pas la remise obligatoire d’un devis, l’absence de devis ne constitue pas nécessairement une infraction.
Documents publicitaires
L’absence de mentions obligatoires sur un document publicitaire est punie d’une amende de 135 €, pouvant aller jusqu’à 750 €.
Si le document publicitaire est un flyer imprimé, il faut respecter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment le nom et l’adresse de l’imprimeur.
L’absence de ces mentions est punie d’une amende de 3 750 €.
Quelle est la durée de conservation des documents commerciaux ?
La durée de conservation des documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :
- S'il s'agit d'un document comptable (comme une facture), il doit être conservé 10 ans
- S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans
Voici un récapitulatif clair des différentes durées de conservation selon la nature du document :
| Nature du document | Durée de conservation |
| Facture et tout document comptable | 10 ans |
| CGV | 5 ans |
| Devis | 5 ans |
| Documents publicitaires (prospectus, catalogues, brochures, tarifs, etc.) | 5 ans |
| Courriers commerciaux |
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